ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE UNA EMPRESA

ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA EMPRESA

Consiste en establecer un plan general y ordenado para obtener el logro de un objetivo determinado. Es la tarea principal de la administración, debe ocurrir antes de cualquier otra función administrativa, determina la necesidad de esas funciones. La planificación siempre implica el futuro, por ello que su punto de partida es la claridad de objetivos de la organización, es decir, qué y por qué queremos planificar.

¿Qué es la planificación?

Significa prevenir, anticipadamente, lo que debe hacerse, de forma a conciliar los recursos disponibles con los objetivos y oportunidades de la empresa. Constituye una anticipación efectiva del futuro.

LA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

La organización y planificación es la capacidad de fijar metas y prioridades a la hora de realizar una tarea, desarrollar un área o un proyecto conviniendo la acción, los plazos y los recursos que se deben utilizar. Es la habilidad que hay que poner en marcha cuando se tiene que hacer las acciones coordinadas de un conjunto de personas, en tiempo y costes efectivos de modo que se aprovechen del modo más eficiente posible los esfuerzos y se alcancen los objetivos.

El objeto de este procedimiento es detallar los pasos a seguir para planificar y organizar un evento con unos fines predeterminados (transmitir un mensaje, tratar asuntos de interés, debatir cuestiones prefijadas, anunciar avances, acordar conclusiones, etc.) de forma satisfactoria. 

                                      

¿COMO SE JUSTIFICA LA NECESIDAD DE PLANEACION?

 Se justifica en que ella busca:

-Reducir la incertidumbre frente a los cambios y la angustia hacia el futuro.

-Concentrar la atención y la acción en el logro de los objetivos propuestos.

-Propiciar una operación económica, el hecho de concentrar la atención en los objetivos provoca reducir los costos, es decir, busca el mayor beneficio con el menor costo.

-Facilitar el control, el saber lo que se quiere hacer, quién, cuándo y en qué tiempo lo hará, permite organizar las acciones para encontrar la máxima eficiencia organizacional.

Reglas Son normas precisas que regulan una situación en particular. Se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción Estrategias La acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó Programas Son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación. Presupuestos Son planes que representan las expectativas para un periodo futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Pueden ser de operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.). Procedimientos Son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos.

                              

ORGANIZACIÓN.- Es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos. Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos.

                               

ADMINISTRACIÓN: Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la empresa, así como el empleo de todos los demás recursos de los que se dispone, con el propósito de alcanzar las metas establecidas por la organización. Podemos definir el término decisión como la elección entre varias alternativas posibles, teniendo en cuenta la limitación de recursos y con el ánimo de conseguir algún resultado deseado.

 

La toma de una decisión supone seguir una serie de pasos, un proceso que va desde la definición del objetivo a la evaluación del resultado final obtenido tras poner en marcha dicha decisión. Todo proceso de decisión dentro de la empresa sigue las siguientes fases:

 

1. Definir el objetivo que se quiere conseguir o identificar un problema, es decir, tener claro dónde se quiere llegar.

2. Conseguir toda la información que se considere importante sobre hechos actuales y pasados para conseguir el objetivo propuesto o solucionar el problema.

 3. Establecer hipótesis sobre el comportamiento de las variables que se tengan, es decir, establecer previsiones.

 4. Describir todos los caminos posibles para llegar al objetivo, es decir, diseñar alternativas.

 5. Evaluar cada una de las alternativas, con la finalidad de conseguir todos los propósitos, incluso los económicos.

 6. Seleccionar la alternativa, es decir, tomar la decisión.

7. Realizar o ejecutar las actuaciones previstas en el camino seleccionado.

8. Establecer el control que permita detectar si se cumplen las previones.

La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la organización. La planificación debe estar presente en los tres niveles estratégicos de la organización de una empresa: el nivel directivo, gerencial y operacional; con la finalidad de que exista una congruencia en lo que se planea con lo que realmente se puede realizar en las diferentes áreas de la organización.

La mayoría de los planes incluyen una serie de elementos como son los siguientes: objetivos, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos.